Teknoloji sürekli olarak ilerliyor ve her sektörde büyük değişikliklere yol açıyor. Bu gelişmelerin arasında yapay zekâ teknolojilerinin hızla yükseldiğini gözlemlemek mümkün. Yapay zekâ, iş dünyasında yeni bir dönem başlatıyor ve çalışma hayatını kökten değiştirecek potansiyele sahip. Yapay zekâ teknolojisi uçsuz bucaksız bir derya, biz bu yazıda ChatGPT örneğiyle dönüşümü değerlendirmeye çalışacağız. 

Chat GPT ve yapay zekâ aplikasyonları nasıl çalışır?

Yapay zekâ genellikle bilgisayar sistemlerinin insan benzeri zihinsel işlevlere sahip olmasını sağlamak için tasarlanan bir alanı ifade eder. Yapay zekâ, semantik mantık, makine öğrenmesi, derin öğrenme ve dil işleme gibi ana teknikleri kullanarak çalışır. 

Chat GPT ise büyük bir dil modelidir ve GPT-3.5 mimarisi üzerine eğitilmiştir. GPT, "Generative Pre-trained Transformer" (Ön Eğitimli Üreteç Dönüştürücü) kısaltmasının açılımıdır. Bu model, büyük miktarda metin verisiyle eğitilerek dil anlama ve üretme yeteneklerini geliştirir. Chat GPT, geniş bir veri kümesi kullanılarak önceden eğitilir. Bu veri kümesi, internetten toplanan milyarlarca web sayfası, kitap, makale, blog ve daha fazlasını içerebilir. Bu eğitim süreci, modelin genel dil yapısını ve ilişkilerini öğrenmesine yardımcı olur.

Kullanıcı bir soru veya giriş metni girer, Chat GPT girilen metni işler. Girişin anlaşılması, cümle yapısının analizi ve anlam çıkarımı için, model dilbilgisi kurallarına dayanarak cümlenin yapısını ve anlamını anlamak için öğrendiği bilgileri kullanır. Chat GPT, girilen metne dayanarak bir yanıt üretir. Model, dilbilgisi ve anlam yeteneklerini kullanarak mantıklı bir yanıt oluşturur. 

Chat GPT’ye sorduk: “Bir satış temsilcisinin masraflarının şirkete bildirimi ne kadar vaktini alır?”

Biz de somut bir soru ile Chat GPT’nin çalışma şeklini örneklendirmek istedik. Yapay zekâ ile çalışan Flovo’nun modüllerinden biri olan şirket içi masraf süreçlerine dair sorumuzu Chat GPT’ye yönelttik. 

Soruyu analiz ederek, çok öznel olabilecek bir durumu analitik parçalar halinde özetleyen bir cevap hazırladığını görüyoruz. Yani öncelikle, masrafın oluşması ve belgelerin toplanmasına, daha sonra raporun hazırlanması ve onay aşamasını kapsayacak şekilde, süreci küçük parçalara bölerek değerlendiriyor: 

1.      Masraf toplama: Satış temsilcisi, iş gereksinimleri için yaptığı harcamaları ve masrafları kaydetmelidir. Bu harcamalar seyahat masrafları, yemek, konaklama, müşteri ziyaretleri için ulaşım giderleri, ofis malzemeleri vb. olabilir.

2.      Masraf belgelerinin toplanması: Satış temsilcisi, masraf belgelerini (fatura, makbuz, seyahat rezervasyonları vb.) saklamalı ve düzenlemelidir. Bu belgeler, masrafların doğrulanmasını sağlamak için şirket tarafından istenebilir.

3.      Masraf raporu hazırlama: Satış temsilcisi, masraf raporu oluşturmalı ve masrafları ayrıntılı bir şekilde listeleyerek şirkete sunmalıdır. Masraf raporu genellikle şirketin belirlediği bir şablon veya sistem üzerinde oluşturulur.

4.      Belge ve rapor gönderimi: Satış temsilcisi, masraf belgelerini ve masraf raporunu şirkete iletmelidir. Bu genellikle şirketin finans veya muhasebe departmanına yapılır. Belgeler fiziksel kopyalar olarak teslim edilebileceği gibi, çoğu durumda elektronik olarak da gönderilebilir.

5.      Masraf onayı ve geri ödeme: Şirketin belirlediği prosedürler doğrultusunda masraf raporu incelenir ve onaylanır. Onaylanan masrafların geri ödemesi, satış temsilcisinin banka hesabına veya diğer belirlenmiş ödeme yöntemlerine yapılır.

 Sonuç bölümünde ise, farklı ihtimalleri de hesaplayarak, bir bant aralığı veriyor:

“Bu süreç, şirketin politikalarına, prosedürlere ve sistemlere bağlı olarak değişir. Bazı şirketler, masraf bildirimi için otomatik sistemler veya uygulamalar kullanırken, diğerleri hala manuel süreçleri tercih edebilir. Satış temsilcisinin masraflarının şirkete bildirimi genellikle birkaç saat veya birkaç gün sürebilir, ancak tam olarak ne kadar zaman alacağı şirketin spesifik gereksinimlerine ve süreçlerine bağlı olarak değişecektir.”

Tabii bu noktada Flovo olarak, Chat GPT’ye yeni veriler iletmemiz şart :) Zira masraf süreçlerini saniyelere, dakikalara indirdiğimiz henüz kayıtlara geçmemiş. Daha fazla bilgi ve ücretsiz demo için https://www.flovo.app/

Chat GPT çalışma hayatında neleri değiştirecek?

Hali hazırda manuel olarak yürütülen pek çok iş tanımı, Chat GPT ile daha hızlı yönetilebilir. Tekrarlayan rutin işlerin otomasyonu, verimlilik artışı, insan faktörünün daha elzem alanlara kaydırılması gibi çok önemli dönüşüm alanlarını işaret eden Chat GPT’nin ana fayda sağlanabileceği alanlar:

İletişim ve müşteri hizmetleri: Chat GPT, daha gelişmiş bir otomatik yanıt sistemi sağlayarak, müşterilerle olan etkileşimleri kolaylaştırabilir. Şirketler, müşteri sorularını yanıtlamak için Chat GPT'yi kullanabilir ve müşterilerin sorunlarına hızlı ve etkili bir şekilde çözüm sunabilir. Ayrıca, işletmeler içindeki ekipler arasında daha hızlı ve verimli iletişim sağlayabilir.

Belgelerin oluşturulması: Chat GPT, profesyonel belgelerin veya raporların otomatik olarak oluşturulmasına yardımcı olabilir. Bir şirket, bir metin temelinde Chat GPT'yi kullanarak sunumlar, sözleşmeler veya diğer belgeleri oluşturabilir ve bununla zaman kazanabilir.

Eğitim ve öğrenme: Chat GPT, eğitimde interaktif bir rol oynayabilir. Öğrencilere belirli konular hakkında bilgi sunabilir, soruları yanıtlayabilir ve hatta ödevlerine yardımcı olabilir. Ayrıca, Chat GPT, eğitmenlere materyal oluşturma ve geri bildirim verme konusunda da yardımcı olabilir.

İnsan kaynakları ve işe alım: Şirketler, Chat GPT'yi işe alım sürecinde kullanarak mülakatlar için otomatik sorular oluşturabilir ve başvuranların yanıtlarını değerlendirebilir. Bu, işe alım sürecini hızlandırabilir ve insan kaynakları ekiplerine daha fazla zaman kazandırabilir.

Proje yönetimi ve organizasyon: Chat GPT, iş takvimleri, toplantı notları ve görev listeleri gibi organizasyonel görevlerde yardımcı olabilir. Ekip üyeleri arasında etkileşimde bulunarak, takım yönetimini ve proje planlamasını kolaylaştırabilir.

Bunlar şimdilik öngörebildiklerimiz, yapay zekâ da Chat GPT ve benzerleri de çalışma şekillerimizi köklü bir şekilde değiştirecek.