Zaman Yönetimi Ama Nasıl?

Günümüzde iş dünyası her zamankinden daha hızlı. Doğal olarak; iş dünyasının çalışanlardan “hız” beklentisi de, belki de tarihteki en yüksek noktaya gelmiş durumda. Hız bir sonuç ise odaklanma da bu sonucun en önemli gerekliliklerinden. Peki çalışanlar artan beklentilerler, hedeflerle dolu bir dünyada nelere odaklanmalı? Hangi yetkinliklerini geliştirmeli? Kariyer yolculuğunun, mesleki yetkinliklerinin yıpranmaması için, zamansız hedefleri nasıl belirlemeli.

Hangi Yetkinliklere Odaklanmalıyız?

Bu konuda önemli kutup yıldızlarından biri olan Dünya Ekonomik Forumu (WEF) düzenli olarak yeni yüzyılın önemli yetkinliklerini açıklıyor. 

1. Analitik düşünme ve inovasyon

2. Aktif öğrenme ve öğrenme stratejileri

3. Kompleks problemlerin çözümü

4. Eleştirel düşünme ve analiz

5. Yaratıcılık, özgünlük ve inisiyatif

6. Liderlik ve sosyal etki

7. Teknoloji kullanımı, monitör etme ve kontrol etme

8. Teknoloji dizayn etme ve programlama

9. Dayanıklılık, strese tahammül ve esneklik

10. Muhakeme, problem çözme ve kavrayış yeteneği

Rutinin ihtiyaçlarından uzaklaşarak, insan olarak fark yaratabileceğimiz, özgünlük, sosyal etki, eleştirel düşünce, dayanılıklık gibi alanlarda büyük bir fırsat alanı mevcut. Çok önemli başlıklardan biri de teknoloji kullanımı, teknolojiden elde edilenleri doğru analiz ederek hayata katabilmek. İnsanın yetkinlikleri ile fark yaratamayacağı pek çok başlık, teknolojinin doğru kullanımı ile gündelik hayatımızdan çıkabilir ve zamanı doğru yönetmeye bu noktadan başlayabiliriz. 

Hangi İşlere Odaklanmamız Gerektiğini Nasıl Belirleriz?

Zaman yönetimi söz konusu olunca, işlerin sınıflandırılmasında pek çok teknik tercih edilebiliyor. Eisenhower Tekniği, zaman yönetimi ve önceliklendirme stratejilerinin en önemlilerinden biri. Bu teknik, görevleri ve işleri aciliyet ve önem kriterlerine göre sınıflandırarak zamanı daha verimli bir şekilde yönetmeyi amaçlar.

Eisenhower Tekniği, genellikle "Eisenhower Matrisi" olarak da adlandırılan dört bölümden oluşur:

Acil ve Önemli (Urgent and Important): Bu bölümde, acil ve önemli görevler bulunur. Bu tür görevler, hemen ele alınması gereken acil işlerdir. Örneğin, ödevlerin son teslim tarihleri, beklenmedik sorunların çözülmesi veya acil müşteri talepleri gibi görevler bu kategoriye girer.

Önemli Ancak Acil Olmayan (Important but Not Urgent): Bu bölümde, önemli ama aciliyeti olmayan görevler yer alır. Bu tür görevler, daha uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, iş stratejisi planlaması, uzun vadeli projeler veya kişisel gelişim gibi görevler bu kategoriye girer.

Acil Ancak Önemsiz (Urgent but Not Important): Bu bölümde, acil ancak önemsiz görevler bulunur. Bu tür görevler, genellikle başkalarının acil olarak size ilettiği ancak size gerçekten değer katmayan görevlerdir. Örneğin, anlık e-postalar, telefon görüşmeleri veya toplantılara katılma gibi görevler bu kategoriye girer.

Acil Değil ve Önemsiz (Not Urgent and Not Important): Bu bölümde, acil olmayan ve önemsiz görevler yer alır. Bu tür görevler, genellikle zamanınızı boşa harcayabilecek veya size gerçek değer katmayacak aktivitelerdir. Örneğin, sosyal medya gezintisi, gereksiz toplantılar veya zaman kaybına yol açan diğer etkinlikler bu kategoriye girer.

Eisenhower Matrisi'ni kullanarak, görevleribu dört kategoriye sınıflandırabilir, buna göre önceliklendirme yapabiliriz. Bu teknik, acil ancak önemsiz görevlere zamanınızı harcamaktan kaçınmanıza ve önemli ama acil olmayan görevleri de ertelememenize yardımcı olabilir.

Teknolojiyi Nasıl Kullanabiliriz?

Doğru yetkinliklere odaklanıp, önümüzdeki işleri de sınıflandırdıysak, artık teknoloji ile başbaşa kalabiliriz. Zaman yönetimi dediğimizde,  teknoloji ve yapay zeka bu noktada hem kurumların hem de kişilerin yardımına koşuyor. İş yükünün artması, sürekli değişen öncelikler ve kısıtlı kaynaklarla başa çıkmak, çalışanlar için büyük bir zorluk oluşturabilir. Ancak, otomasyon, yapay zeka ve teknoloji kullanımıyla, bu zorlukları aşmak ve daha etkin bir zaman yönetimi sağlamak mümkün hale geliyor. İş-yaşam dengesinin sıklıkla gündeme geldiği günümüzde zaman yönetimini destekleyecek bir kaç başlık şöyle:

Rutin Görevlerin Otomasyonu

Otomasyon, bir iş yerindeki rutin ve tekrarlayan görevlerin otomatikleştirilmesini sağlar. Örneğin, veri girişi, raporlama veya dosya düzenlemesi gibi görevler, zaman alan ve verimliliği düşüren işlerdir. Otomasyon araçları ve yazılımlar kullanılarak, bu görevlerin zaman alıcı yönleri azaltılabilir veya tamamen ortadan kaldırılabilir. Bu, çalışanların daha fazla zamanlarını önemli işlere odaklamalarını sağlar ve verimliliklerini artırır.

Yapay Zeka Destekli Planlama ve Önceliklendirme

Yapay zeka, iş yerinde planlama ve önceliklendirme süreçlerinde önemli bir rol oynayabilir. İş yükünün büyüklüğü ve karmaşıklığı nedeniyle, çalışanlar zamanlarını etkili bir şekilde yönetmekte zorlanabilirler. Yapay zeka tabanlı planlama araçları, çalışanların görevleri ve öncelikleri hakkında veri analizi yaparak, en uygun planları oluşturmalarına yardımcı olabilir. Bu, zaman kaybını en aza indirir ve çalışanların öncelikli işlere odaklanmasını sağlar.

Verimli İletişim ve İşbirliği

İletişim ve işbirliği, bir iş yerinde zaman yönetimi için kritik öneme sahiptir. Geleneksel iletişim yöntemleri, zaman alıcı olabilir ve çalışanların iletişim akışını etkileyebilir. Ancak, teknoloji araçları, iş yerinde iletişimi hızlandırabilir ve verimli hale getirebilir.